Ο ν. 4795/2021 δεν αφήνει περιθώρια ερμηνείας για το τι πρέπει να υπάρχει στον φάκελο ενός φορέα. Ονομάζει τα παραδοτέα ένα προς ένα. Παρακάτω, τα πέντε πιο κρίσιμα, και τι σημαίνει στην πράξη να είναι «έτοιμο» καθένα από αυτά, ώστε να αντέχει σε εξωτερικό έλεγχο.
1. Κανονισμός Λειτουργίας της Μονάδας
Δεν αρκεί να υπάρχει ένα κείμενο. Ο κανονισμός πρέπει να έχει εγκριθεί από το αρμόδιο όργανο, να ορίζει τη δικαιοδοσία και την ανεξαρτησία της Μονάδας, και να είναι προσαρμοσμένος στον συγκεκριμένο φορέα, όχι ένα γενικό υπόδειγμα κατεβασμένο από το διαδίκτυο.
2. Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών
Το πρόγραμμα πρέπει να στηρίζεται σε γραπτή αξιολόγηση κινδύνων, όχι σε έναν γενικό κατάλογο ελέγχων. Ο εξωτερικός ελεγκτής θα ρωτήσει γιατί επιλέξατε αυτές τις περιοχές και όχι άλλες. Η απάντηση πρέπει να υπάρχει τεκμηριωμένη.
3. Ετήσια Έκθεση με Γνώμη
Εδώ αποτυγχάνουν οι περισσότεροι φάκελοι. Η έκθεση δεν πρέπει απλώς να περιγράφει δραστηριότητες· πρέπει να διατυπώνει ρητή γνώμη για την επάρκεια του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, στηριγμένη σε φύλλα εργασίας και δείγματα που μπορούν να παρουσιαστούν.
4. Παρακολούθηση των Συστάσεων
Μια σύσταση που διατυπώθηκε μία φορά και δεν ελέγχθηκε ποτέ ξανά δεν μετράει. Χρειάζεται μητρώο συστάσεων, με υπεύθυνο, προθεσμία και επανέλεγχο υλοποίησης. Αυτό δείχνει ότι ο έλεγχος είναι ζωντανή διαδικασία, όχι ετήσια τυπικότητα.
5. Κώδικας Δεοντολογίας και Δηλώσεις Ανεξαρτησίας
Ο κώδικας δεοντολογίας πρέπει να συνοδεύεται από ετήσιες δηλώσεις ανεξαρτησίας των ελεγκτών και διαδικασία εξαίρεσης σε περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων. Χωρίς αυτά, η αξιοπιστία ολόκληρου του ελέγχου μπορεί να αμφισβητηθεί.